La comunicazione negli eventi

Michele Russo, fondatore e CEO del network di comunicazione Mirus con sedi a Pescara, Roma, Milano e Macerata ci racconta la sua esperienza nell’organizzazione degli eventi.

Con la Mirus, la mia agenzia fondata oltre vent’anni fa, abbiamo organizzato centinaia di eventi per aziende, enti pubblici, associazioni, partiti politici.
Nonostante, molte ragazze alla prima iniziativa imprenditoriale o signore annoiate (in genere di alto livello sociale e presunte ottime relazioni) si propongano come “event organizer” confidando nel loro buon gusto e capacità organizzativa, in realtà l’evento é un mezzo di comunicazione molto complesso che richiede esperienza e alta professionalità.
Sicuramente una buona dose di passione, di capacità organizzativa non deve mancare, ma l’evento si inserisce a pieno titolo tra le attività strategiche di comunicazione per rafforzare il posizionamento di un’azienda o di un prodotto, per spingere le vendite, per fidelizzare la clientela, per migliorare il clima interno all’organizzazione, per promuovere un partito politico o una proposta elettorale.

Come per la pianificazione di una campagna di comunicazione, é proprio dalla definizione dell’obiettivo, del target di riferimento e del budget che parte la progettazione di un evento, infatti, la scelta della location, del titolo, dei contenuti, del lay-out generale, dell’intrattenimento, fino alla selezione della mailing degli invitati, sono tutte decisioni strettamente connesse all’obiettivo perseguito.

L’evento deve essere sempre in perfetta armonia con l’immagine e il posizionamento del committente, é come un vestito su misura; quindi, l’analisi delle campagne di comunicazione precedenti o in corso, piuttosto che lo studio dei colori istituzionali dominanti dell’azienda o dell’associazione, dei linguaggi impiegati normalmente, sono tutti elementi che vanno considerati nella fase di progettazione.

A differenza delle altre forme di comunicazione che, in genere, sono costanti o comunque ripetute nel corso dell’anno, l’evento é sempre un’occasione speciale, quasi unica, quindi affinché sia di successo, é fondamentale curare l’aspetto emotivo: per essere memorabile un evento deve far vivere un’emozione a chi vi partecipa.
L’aspetto emotivo può pervadere l’intero svolgimento dell’evento o può limitarsi ad un solo particolare dello stesso; lo si può stimolare attraverso le forme di intrattenimento o attraverso la scelta di un gadget particolare, con le luci o con i profumi, con la musica o con i video, l’importante é toccare il tasto giusto nel momento giusto, sempre con eleganza e in linea con l’immagine del committente.

L’evento di successo é quello in cui si riesce a centrare in modo magico l’alchimia tra contenuti ed emozione.
Va infine considerato come l’evento sia tra i pochi strumenti di comunicazione a non ammettere errori; l’evento ha generalmente il significato di “qualcosa che accade ad un certo punto in un certo momento”, é un’occasione unica e irripetibile.  Un sito internet si può momentaneamente oscurare e correggere, una brochure o un manifesto con un errore si possono ristampare, un video si può rivedere in fase di produzione, l’evento no: quando si “va in scena” é quasi impossibile correggere ciò che si é progettato.
Per tutte queste ragioni avere la cultura nell’organizzazione di un evento significa essere un professionista preparato. Non ci si improvvisa.